Lukemalla tämän kirjoituksen:

*Opit, perehdytysprosessin olennaisimmat käsitteet ja miten perehdytyksen kesto määräytyy.

* Saat tiedon, miten selkeyttää perehdytysprosessi ja sen tavoitteet.

* Lisäksi saat 10 kohdan check-listan, mitä työntekijälle on hyvä kertoa jo esiperehdytysvaiheessa.

Henkilöstön osaamisen kehittämiseen panostamalla turvaat toiminnan onnistumisen ja menestymisen. Osaava ja oppimisesta innostunut henkilöstö voi antaa parhaan mahdollisen työpanoksen ja turvata laadukkaan asiakaskokemuksen.

Osaamisen kehittäminen tulee olla osana strategiaa ja perehdytys yksi olennainen keino toteuttaa sitä. Kun perinteinen passiivinen perehdytys viedään uudelle tasolle ja nähdään perehdytys pidempikestoisena vastuullisena ja valmentavana oppimisprosessina, voidaan sen potentiaali hyödyntää kokonaisvaltaisemmin.

Perehdytystä tarvitaan aina, kun tapahtuu muutosta. Muutos on jatkuvaa, joten tämä organisaation kallein sisäinen prosessi on tärkein laittaa kuntoon ensimmäisenä.

Suunnitelmallinen osaamisen kehittäminen mahdollistaa jatkuvan oppimisen tietotyössä. Vastuullinen perehdytysprosessi auttaa suunnitelmallisuuden kehittämisessä.

Perehdytyksen olennaiset käsitteet

Perinteisen määritelmän mukaan perehdytys tarkoittaa työnantajan työsuhteen alussa järjestämää koulutuskokonaisuutta, jossa tutustutaan työtehtäviin ja organisaatioon. Kun perehdytyskäytäntöjä lähdetään kehittämään, kannattaa huomioida, että perehdytyksen käsitteet ja määritelmät on avattu kaikille riittävän selkeästi.

Englanninkielessä perehdytyksestä käytetään eri termejä tavoitteenasettelun mukaan:

Preboarding eli esiperehdytyksen tavoitteena on poistaa työntekijän jännitystä ennen uuden työn aloittamista. Sen avulla voidaan vahvistaa työntekijän itsetuntemusta ja tukea työhyvinvointia tekemällä työyhteisöä tutuksi jo heti alusta alkaen.

Orientaatio on suuntautumista tulevaan. Se on työsuhteen alun yleisperehdytystä ja tähtää työn tekemisessä tarvittavien perusvalmiuksien hankkimiseen.

Esiperehdytys tai orientaatio -vaiheissa perehtyjää voidaan auttaa esimerkiksi ajanhallinnassa ja töiden priorisoinnissa. Vastuuperehdyttäjät voivat kertoa hyviä esimerkkejä toimivista käytänteistä. Esimerkiksi samanlaisia työtehtäviä voidaan tehdä ns. sarjatyönä, jolloin työhön tulee toistoja ja yhtenä päivänä saadaan paremmin tehtyä tiettyjä työkokonaisuuksia.

Onboarding [pidempikestoinen perehdytys] on laajempi termi ja siinä tavoitteet ovat korkeammalla. Sen tarkoituksena on saada uusi tulija mahdollisimman nopeasti kiinni tuottavaan tekemiseen, varmistaa hänen sitoutumisensa ja edistää strategisten tavoitteiden jalkautumista uuden henkilön kohdalla.

Mistä Onboarding-prosessissa on kyse? Onboarding on kokonaisvaltainen tulokaskokemusta kehittävä prosessi. Se huomioi organisaation näkökulman sekä yksilön taidot, asenteet ja aiemmat kokemukset.

Onboarding alkaa rekrytoinnista, kulminoituu hyvään ensimmäiseen työpäivään ja jatkuu myöhemmin vastuuperehdyttäjän avulla, valmentavan mentoroinnin muodossa jopa kuukausien tai vuoden ajan.

Onnistuneen Onboarding-prosessin tavoite

Onboarding-prosessin tavoitteena on vahvistaa uuden työntekijän sitoutumista ja muodostaa positiivinen työnantajakuva. Sitouttaminen on mahdollista pitämällä yhteyttä tulevaan työntekijään ja huolehtimalla käytännön asiat valmiiksi kuntoon.

Työsuhteen alettua perehdytyksen tavoitteena ei ole vain välittää tietoa, vaan virittää halu ja oikeanlainen tunnelma työskentelyyn. Tarkoituksena on antaa tulijalle isompi kuva organisaatiosta ja siitä, mikä on tärkeää. Näissä tehtävissä ylimmän johdon mukanaolo on usein välttämätöntä.

Edistyneet organisaatiot eivät näe perehtymistä pelkästään yhdensuuntaisena tapahtumana organisaatiolta henkilölle, vaan kyseessä on rikkaampi vuorovaikutteinen prosessi.

Perehdytysprosessi osaksi strategista suunnittelua

Perehdytysprosessi ei ole irrallinen osa organisaatiota, eikä myöskään ensimmäinen asia minkä uusi työntekijä kohtaa uudesta työantajastaan.

Todellisuudessa perehdytysprosessi alkaa jo ennen rekrytointia, jolloin mietitään tulevan tehtävän vaatimuksia ja tarvittavaa osaamista. Rekrytointi on hetki, jolloin työntekijä saa yleensä ensikosketuksen organisaatioon.

Perehdytysprosessin olennaiset vaiheet [työsuhteen elinkaari]:

• ennen rekrytointia
• rekrytointivaihe
• ennen töihin tuloa [preboarding]
• vastaanotto ja
• ensimmäinen päivä
• ensimmäinen viikko [orientaatio]
• ensimmäinen kuukausi [onboarding]
• koeajan päättyminen
• työsuhteen aikana [oppimispolku ja urakehitys]
• työsuhteen päättyminen.

Varmista onnistunut aloitus perehdytysprosessille

Kun perehdytysprosessi onnistuu, saa organisaatio uuden, tyytyväisen ja tehtäviin sitoutuvan jäsenen, joka todennäköisesti puhuu innostuneena ja motivoituneena hyvistä kokemuksistaan eteenpäin.

Kaikki lähtee liikkeelle siitä, miten uuden työntekijän perehdyttämiseen tuodaan mukaan ne asiat, jotka tuottavat aitoa lisäarvoa asiakkaalle. Turhat eli arvoa tuottamattomat vaiheet on hyvä karsia prosessista.  Laadukas asiakaskokemus on hyvän ja vastuullisen perehdytyksen tulosta.

Kaiken tämän lähtökohtana tulee olla organisaation perehdytyksen yhdenmukaiset toimintatavat. Näin oppimisesta ja osaamisen kehittämisestä saadaan paras mahdollinen hyöty ja samalla tuetaan työhyvinvointia.

Lisäksi sinua saattaa kiinnostaa tämä: [#5] 5 tärkeintä avainkohtaa onnistuneen perehdytyssuunnitelman tekemiseen [+ miten viedä suunnitelma käytäntöön]

Onboarding prosessin keston määrittely

Onboarding prosessin kestoa kuvataan 30–60–90 päivän jaksoissa. Onboardingissa on neljä [4] kriittistä ajanjaksoa, jolloin työntekijä suurella todennäköisyydellä irtisanoutuu, ellei Onboardingia hoideta näinä kriittisinä ajankohtina hyvin:

• Ennen ensimmäistä työpäivää [sopimuksen tekeminen]
• Ensimmäinen työpäivä
• Ensimmäiset 30 päivää [1 kuukausi]
• Ensimmäiset 90 päivää [3 kuukautta]

Onboarding prosessin kesto määräytyy työtehtävän vaativuuden ja henkilön osaamisen mukaan. Mitä vaativampi ja vastuullisempi tehtävä, sen syvempi perehdytysprosessi. Tietotyötä tekevän asiantuntijan perehdytyksen kesto vaihtelee osaamisen tason ja tarpeen mukaan.

Perehdytysprosessin pituus tietotyössä on hyvä olla vähintään 30 päivää. Tälle ajanjaksolle tulisi olla suunnitelma, miten prosessi toteutetaan. Suunnitelma ei kuitenkaan saa olla liian jäykkä, vaan sen tulee elää perehdytyksen ja tilanteiden mukana.

On hyvä muistaa, että prosessin pituus vaihtelee työtehtävien mukaan. Toimiala ja organisaation sisäiset käytännöt vaikuttavat prosessin pituuteen. Osassa tehtävistä 30 päivän onboarding-prosessi voi olla riittävä. Vaativimmissa rooleissa prosessi voi olla 90 päivän mittainen. Asiantuntija- ja johtajatason rooleissa perehdytysprosessi on yleensä pidempi esimerkiksi 180 päivän mittainen.

Onboardingissa hyvä ensivaikutelma ja tunteet ovat suuressa roolissa, koska ne vaikuttavat motivaation ylläpitämiseen. Mikäli uusi työntekijä saa työnantajastaan huonon ensivaikutelman, mielikuvaa ja tunnetta on hankala muuttaa.

Onboardingin kannalta ensimmäiset kuukaudet ovat kriittisiä, siksi hyvän ensivaikutelman antaminen jo rekrytoinnista alkaen on äärimmäisen tärkeää.

10 kohdan check-lista: mitä työntekijälle on hyvä kertoa jo esiperehdytysvaiheessa [Preboarding]

• millaisessa organisaatiossa työskentelen?
• millaisia asioita organisaatiossa arvostetaan?
• keitä organisaatiossa työskentelee ja mitkä ovat heidän roolinsa ja vastuunsa?
• millaisia tuotteita tai palveluita organisaatio tarjoaa?
• ketkä ovat organisaation asiakkaat ja sidosryhmät [verkosto]?
• kuka perehdyttää ja keneltä voin kysyä neuvoa?
• millainen on työnkuva ja millaisia vastuita siihen liittyy?
• millaisilla välineillä ja menetelmillä töitä tehdään?
• mikä merkitys laadukkaalla työnjäljellä on?
• kuinka turvallisuusasiat on huomioitu?

Preboarding vaiheessa toimivat hyvin esimerkiksi lyhyet *Tervetuloa meidän tiimiimme* -esittelyvideot. Edellä olevaa check-listaa voit hyödyntää videosisällön runkona.

Ymmärrän, että preboarding saattaa jakaa mielipiteitä. Toisten mielestä se on parhain keino *sisäänheittää* uusi henkilö mukaan toimintaan. Toiset taas näkevät sen rasitteena uudelle tulokkaalle. Ja joissakin tapauksissa rekrytointi voi olla niin nopea, että esiperehdytystä ei ehditä edes hyödyntämään.

Kannustan kuitenkin kokeilemaan esiperehdytystä, koska hyvin suunniteltuna se auttaa uutta henkilöä pääsemään paremmin kiinni olennaisiin asioihin ja sopeutumaan nopeammin. Lisäksi esiperehdytys poistaa turhaa jännitystä ensimmäisten työpäivien osalta.

Miten lähteä liikkeelle perehdytyksen kehittämisessä?

Lataa tämä maksuton miniopas: 5 kriittistä askelta vastuullisen perehdytyksen kehittämiseen tietotyössä miniopas [+työkirja].